L'association Mountainbike Utrechtse Heuvelrug coordonne les bénévoles avec Socie
« Nous avions un groupe privé sur Facebook, mais nous recevions de plus en plus de demandes de la part de bénévoles qui souhaitaient le quitter. »
La fondation Mountainbike Utrechtse Heuvelrug gère douze parcours de VTT sur l’Utrechtse Heuvelrug. Ensemble, ces parcours forment un réseau d’environ 120 kilomètres de singletrack. Cela nécessite beaucoup d’entretien, une coordination claire et un grand nombre de bénévoles engagés.
Auparavant, la fondation utilisait Facebook pour communiquer avec ses bénévoles. Mais au sein du groupe, le souhait de disposer d’une autre plateforme s’est fait de plus en plus pressant. Une application dédiée aux bénévoles qui corresponde mieux à leurs valeurs : confidentielle, claire et dont les données ne soient pas utilisées pour alimenter des algorithmes.
Grâce à l’application pour bénévoles Socie, la fondation a trouvé un espace centralisé pour sa communauté de bénévoles. Les bénévoles rejoignent des groupes d’entretien, se portent volontaires pour des missions et peuvent ensuite voir ce qui a été réalisé sur les itinéraires. Nous avons discuté avec Hans Paridaens de leur expérience avec Socie.
Pourriez-vous nous en dire un peu plus sur votre application dédiée aux bénévoles ?
Hans Paridaens est impliqué depuis le début dans l’association « Stichting Mountainbike Utrechtse Heuvelrug ». En tant que membre du conseil d’administration, il constate tout le travail nécessaire pour que les parcours restent sûrs, propres et praticables. Ce travail est réalisé en collaboration avec un grand groupe de bénévoles.
« Nous gérons désormais douze parcours de VTT sur le Heuvelrug. Cela représente environ 120 kilomètres de singletrack. »
La communauté compte environ 210 bénévoles. Pour chaque itinéraire, un groupe d’entretien distinct a été créé dans l’application Socie. Les responsables de secteur coordonnent le travail sur leur propre parcours et gèrent le groupe correspondant.
Les bénévoles choisissent eux-mêmes le groupe auquel ils souhaitent se joindre. Certains se contentent de suivre le parcours dans leur propre quartier, tandis que d’autres participent également à d’autres parcours.
« Certaines personnes disent : “J’habite ici, à Soest, et je veux seulement savoir ce qui se passe à Soest.” Mais si elles souhaitent découvrir ce qui se passe dans d’autres groupes d’entretien, c’est également possible. »
Ce qui unit les bénévoles, c’est leur passion pour le VTT, la nature et l’entretien collectif de l’environnement.
« Nous partageons tous la même passion : celle du sport, de la nature et de l’engagement. »
Pourquoi avez-vous choisi l'application Socie pour les bénévoles ?
Cette transition a débuté par des questions posées par les bénévoles. Le groupe Facebook privé fonctionnait bien sur le plan pratique, mais ne correspondait plus à la manière dont la fondation et ses bénévoles souhaitaient gérer les données.
« Nous avons reçu trop de demandes de la part de bénévoles critiques nous invitant à quitter Facebook. Ils nous ont demandé si nous pouvions trouver une autre plateforme. »
Selon Hans, de nombreux bénévoles sont très sensibles aux questions liées à la nature, au développement durable et à la vie privée. C’est pourquoi le choix d’une autre application dédiée aux bénévoles n’était pas seulement d’ordre pratique, mais aussi de principe.
« En général, ce sont des personnes dotées d’un esprit critique, qui aiment la nature et qui ont un mode de vie durable. »
L’application Socie offrait une alternative permettant à la fondation de contacter ses bénévoles sans leur demander plus d’informations que nécessaire. De plus, les données effectivement utilisées sont stockées sur des serveurs européens.
« Nous ne voulons pas non plus de ces données. Nous n’allons pas les utiliser, nous ne voulons pas les utiliser. »
Comment utilisez-vous l'application Socie pour les bénévoles ?
L’application « Socie » dédiée aux bénévoles est la plateforme centrale pour tout ce qui concerne les bénévoles. Les nouveaux bénévoles sont ajoutés en tant que membres et choisissent ensuite eux-mêmes les groupes d’entretien qu’ils souhaitent suivre. Cela leur offre une certaine liberté et évite qu’ils ne reçoivent des informations qui ne les concernent pas.
« J’ajoute un nouveau bénévole en tant que membre. Ensuite, chaque membre est libre de rejoindre un groupe d’entretien, plusieurs groupes ou tous les groupes. »
Les responsables de secteur utilisent l’application Socie pour créer des événements d’entretien. Ces événements précisent le lieu et l’heure du rassemblement du groupe, ainsi que le programme approximatif. Les bénévoles peuvent ensuite s’inscrire.
« Les responsables de secteur organisent des événements. On y lit alors : « Samedi, à tel endroit et à telle heure, nous nous retrouverons. »
Pour les responsables, cette vue d’ensemble est très pratique. Ils peuvent ainsi connaître à l’avance le nombre de participants et évaluer le matériel nécessaire.
« Le responsable dispose ainsi d’une idée du nombre de personnes auxquelles il peut s’attendre et sait s’il doit éventuellement emporter des outils. »
Un registre d'entretien
À l’issue d’une intervention d’entretien, le responsable de secteur publie souvent un bref compte-rendu accompagné de photos. Cela permet de constituer naturellement un journal de bord des travaux effectués sur les itinéraires. C’est agréable pour les bénévoles, mais cela présente également un grand intérêt pour les propriétaires fonciers qui souhaitent savoir ce qui se passe.
« Le responsable de secteur rédige un bref compte-rendu de chaque événement. Ce sont souvent des textes très drôles. »
L’organisme de gestion des forêts publiques a également accès à notre application pour bénévoles « Socie », ce qui lui permet d’être toujours informé des dernières actualités. Et à Soest, par exemple, la municipalité peut suivre les activités. Cela permet de mettre en évidence l’ampleur du travail accompli en coulisses : du débroussaillage des sentiers à la pose de panneaux, en passant par le ramassage des déchets sauvages.
« Pour nous, c’est en quelque sorte un journal de bord pour tout le monde : voici ce qui s’est passé. »
Comment s'est déroulée la transition vers l'application dédiée aux bénévoles ?
Le passage à l’application Socie s’est déroulé sans difficulté. Hans a publié un message dans le groupe Facebook pour indiquer clairement que la fondation poursuivrait ses activités via Socie. Les bénévoles ont ensuite pu s’inscrire via une adresse e-mail distincte.
« J’ai publié un message sur Facebook : nous allons passer à l’application Socie. »
Les nouveaux bénévoles envoient leurs coordonnées à Hans. Il les ajoute à l’application dédiée aux bénévoles et leur envoie un petit guide d’utilisation. Dans la pratique, peu d’explications s’avèrent nécessaires.
« En fait, les nouveaux membres ne me posent aucune question sur le fonctionnement exact du système. Tout est très intuitif. »
Qui gère l'application dédiée aux bénévoles ?
Hans gère l’application dédiée aux bénévoles au sein de l’application Socie. Les nouveaux bénévoles s’inscrivent par son intermédiaire. La fondation ne demande que les informations nécessaires : une adresse e-mail, le prénom et le nom, ainsi qu’une brève lettre de motivation, le cas échéant.
« Je gère la communauté des bénévoles. Les nouveaux bénévoles peuvent s’inscrire via un formulaire disponible sur le site web, et je les ajoute ensuite dans Socie »
La gestion des groupes d’itinéraires incombe aux responsables de secteur. Ceux-ci créent des événements, publient des comptes rendus et veillent à ce que leur groupe reste actif. Ainsi, la gestion de la communauté reste proche des personnes qui coordonnent son entretien.
Comment faites-vous pour maintenir l'activité de l'application destinée aux bénévoles ?
Il y a toujours quelque chose à faire sur les parcours et aux alentours. Il s’agit parfois d’un entretien régulier, parfois d’une intervention rapide à la suite d’une tempête, d’un incident ou d’une situation présentant un risque. Les bénévoles installent des panneaux, dégagent les sentiers et veillent à la sécurité des vététistes et des autres amateurs de loisirs.
Le nettoyage des abords fait également partie de ces actions. Les bénévoles ramassent les déchets qu’ils trouvent sur leur passage. Certains parcourent même régulièrement le parcours avec un sac poubelle.
« C’est l’itinéraire choisi par les bénévoles, et ce sont eux qui s’en sentent responsables. »
Outre la maintenance, la fondation utilise également l’application Socie pour les bénévoles afin d’organiser des activités collectives, telles que le barbecue annuel. Cela permet de contacter tous les bénévoles en une seule fois et leur facilite l’inscription.
« Vous pourrez ainsi contacter tous les membres en une seule fois et chacun pourra s’inscrire. »
Quels sont les avantages de l'application Socie pour les bénévoles ?
L’application Socie permet d’organiser un vaste groupe de bénévoles répartis sur différents itinéraires. Les bénévoles trouvent leur propre groupe d’entretien, les responsables planifient facilement une intervention et tout le monde peut suivre l’avancement des travaux.
Pour Hans, l’intérêt réside avant tout dans la vue d’ensemble et la facilité d’utilisation. L’application destinée aux bénévoles correspond parfaitement au mode de fonctionnement de la fondation : pratique, autonome et avec des circuits décisionnels courts.
« S’il y a un problème, il est rapidement résolu. Les circuits de communication sont très courts. »
De plus, l’application Socie pour les bénévoles correspond aux valeurs de ces derniers. La fondation peut ainsi communiquer sans dépendre de Facebook et sans que les données soient utilisées à d’autres fins.
« Les utilisateurs sont vraiment satisfaits de l’application Socie, mais aussi tout simplement du concept qui la sous-tend. »
Recommanderiez-vous Socie ?
Hans recommanderait Socie aux organisations qui travaillent avec des bénévoles et qui ont besoin d’une communication claire. C’est particulièrement appréciable pour les communautés qui organisent des événements ou des activités, car tout est regroupé au même endroit.
« Si vous souhaitez organiser des événements ou communiquer très facilement, cela fonctionne très bien. »
Pour l’association Mountainbike Utrechtse Heuvelrug, l’application Socie dédiée aux bénévoles est désormais un outil incontournable pour ces derniers. Cette application permet de gérer les itinéraires, de maintenir l’engagement des participants et de mettre en avant le travail du groupe.
