« Il est facile de rendre les informations plus accessibles grâce à l’application et les gens peuvent les trouver plus facilement. Actuellement, plus de 500 proches utilisent l’application et nous avons un accès beaucoup plus large à ce groupe cible ».
Une application pour les voisins
Le conseil consultatif des voisins de GGZ Drenthe a lancé l’application NeighboursApp en 2023. Une manière innovante d’entrer en contact avec un groupe cible difficile à atteindre. À ce jour (mars 2024), plus de 500 proches utilisent l’application et les liens avec ce groupe cible parfois difficile à atteindre sont beaucoup plus étroits. Nous nous sommes entretenus avec les initiateurs de ce projet réussi.
Pouvez-vous nous parler un peu plus de la GGZ et du conseil consultatif de quartier ?
Le Conseil consultatif des voisins fait partie de GGZ Drenthe. GGZ Drenthe est une organisation pour 2e et 3e ligne de soins en psychiatrie. Cela signifie qu’il s’agit souvent de personnes souffrant d’une maladie psychiatrique grave.
Le conseil consultatif est là pour toute personne impliquée dans un client. Pas seulement la famille, mais aussi les voisins, l’entraîneur de football concerné, etc. En bref : les personnes aimées.
Le conseil consultatif est issu du conseil de quartier. Elle a été créée en 2015, mais s’est un peu vidée de sa substance. Il était difficile de recruter de nouvelles personnes et le conseil vieillissait. Nous avons ensuite rédigé un plan qui tenait compte de l’avis des proches. Le Conseil consultatif des voisins en est issu.
Le Conseil consultatif est composé de 4 branches : Les voisins (y compris l’application), Attention Officers Neighbours, Recherche & Développement et Contacts externes.
Informer les proches et les réunir au moyen d’une application, comment cela s’est-il produit ?
Nous avions besoin d’une transition. Nous voulions évoluer avec notre temps et les choses devaient être différentes.
Nous avons commencé par le Stammtisch. Il s’agit d’une plateforme permettant aux patients de créer un Stammtisch en ligne, à la fois professionnel et informel. Malheureusement, ce projet n’a pas vu le jour pour diverses raisons.
Notre objectif est de tenir les proches informés et de les aider dans la mesure du possible. Nous voulions également accroître la participation des voisins afin de savoir ce qu’ils veulent.
Nous avons toujours eu une liste de proches, mais ce n’est qu’une infime partie de tous les proches de GGZ Drenthe. Nous avions l’habitude de dresser ces listes manuellement lors des réunions pour les proches. C’était assez dur. Il n’a permis de trouver qu’une poignée de voisins. Il est certain que la codétermination avec seulement sept voisins autour de la table n’est pas vraiment ce que l’on souhaite.
Aujourd’hui, c’est complètement différent. Il est facile de rendre les informations plus accessibles grâce à l’application et les gens peuvent les trouver plus facilement. Actuellement, plus de 500 proches utilisent l’application et nous avons beaucoup plus d’accès à ce groupe cible.
« Notre objectif est de tenir les proches informés et de les aider dans la mesure du possible. Nous voulions également accroître la participation des proches afin de savoir ce qu’ils veulent. Il est certain que la cogestion avec seulement 7 proches à la table n’est pas vraiment ce que l’on souhaite »
Pourquoi avez-vous décidé de déployer une application ?
C’est au cours de ce processus que le mot « Socie App » est apparu au sein du conseil des clients. Une application qu’elle utilisait déjà elle-même pour la communication interne. L’ancien directeur s’est tout de suite montré enthousiaste. Nous voulions aller de l’avant dans ce domaine.
L’une des premières choses que nous voulions savoir était si l’application pouvait être active avec le monde extérieur. Lorsque cela est devenu évident, le directeur actuel a repris l’enthousiasme pour l’application. Un responsable de projet a été engagé pour piloter le projet et les premières mesures ont pu être prises.
Tout d’abord, en collaboration avec le conseil consultatif et Socie, nous avons examiné ce qu’une telle application devrait contenir et ce à quoi elle devrait répondre. Nous étions à la recherche d’une application pour communiquer avec nos proches, informer nos clients et créer une interaction. Ce faisant, l’application devait être sécurisée et accessible au public cible. Nous ne connaissons pas les proches, c’est pourquoi l’application doit être facile à trouver et familière.
Nous avons également voulu savoir ce qu’en pensaient nos proches. Cela diffère parfois de ce que l’organisation peut proposer. C’est pourquoi nous avons impliqué un groupe de proches dans les tests et la mise en place de la première version de l’application.
Comment s’est déroulée la mise en place de l’application ?
Le début a été une collaboration entre le GGZ Drenthe, Socie et quelques proches. Cela s’est traduit par une coopération, une méthode de travail et une atmosphère agréables. L’enthousiasme était grand tant chez Socie que chez GGZ Drenthe. L’application a été élaborée étape par étape, notre service de communication fournissant du contenu tel que des images et du texte. En conséquence, une application professionnelle a été immédiatement mise en place.
Comment s’est déroulé le déploiement de l’application ?
Tout d’abord, les tests ont été effectués dans un groupe pilote, dont les proches faisaient déjà partie. Cela s’est bien passé dès le départ et il n’en est résulté que de bons résultats. Nous avons apporté d’autres ajustements mineurs à l’application. Nous avons ensuite organisé une réunion au cours de laquelle l’application a été officiellement lancée.
Nous avons également distribué des brochures, des dépliants et des bannières avec des codes QR dans tous les départements. Nous nous sommes engagés activement dans la communication. Cela a donné lieu à un très beau départ et à quelques rapprochements dans l’App.
Nous nous sommes également beaucoup engagés auprès de nos propres contacts. Cela a donné lieu à plusieurs interviews et a finalement été diffusé à l’échelle nationale.
Quelles ont été les premières réactions à l’application ?
En fait, nous n’avons eu que des réactions positives. Il y a eu très peu de réactions négatives. Certaines personnes se demandent parfois comment nous avons mis cela en place, à partir du conseil de codétermination. Certains trouvent gênant que nous fassions cela par l’intermédiaire d’une plateforme numérique, ce que nous remarquons très occasionnellement.
Mais il faut parfois faire des choix. Aujourd’hui, nous avons accès à plus de 500 parents. Il a également été utilisé pour attirer de nouveaux bénévoles. Nous avons besoin de personnes au sein du conseil de quartier. Nous sommes entrés dans une nouvelle ère. C’est la meilleure façon de montrer que les choses peuvent être faites différemment. Moderne avec de nouvelles techniques.
Qui gère ou exploite l’application ?
Manon le fait. (Manon Hens, éd.) Nous discutons du contenu tous les mardis et Manon le publie ensuite. Manon reçoit également des contenus provenant de nombreuses sources différentes pour les inclure dans l’application.
Il y a un contact étroit avec le service de communication, mais aussi une visibilité sur l’actualité nationale. Nous surveillons les canaux de tous les côtés. Les départements sont également de plus en plus en mesure de nous trouver. Les voisins du conseil consultatif se réunissent toutes les six semaines et fournissent également du contenu pour l’application.
Parfois, il faut encore chercher à savoir de quoi il s’agit et ce que l’on veut en faire. Nous nous entraînons actuellement à présenter les choses de la manière la plus attrayante possible dans l’application, etc. Par exemple, nous avons des vidéos et nous voulons encore commencer à publier des expériences d’êtres chers. Il s’agit encore d’un véritable défi. Nous examinons aussi régulièrement les statistiques pour voir ce que tous les utilisateurs voient ou visitent le plus, afin de savoir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Il s’agit d’un processus.
Comment déployez-vous l’application, quels composants utilisez-vous ?
Le plus grand avantage de l’application est que nous disposons d’une plateforme où se trouvent toutes les informations dont les proches ont besoin et qui sont toujours à jour. L’internet est très vaste. Les informations provenant de l’internet ne sont pas toujours exactes. Nos informations sont (pour autant que nous le sachions) toujours fiables.
Nous partageons des documents tels que des brochures, des protocoles ou d’autres éléments et permettons aux proches d’y répondre via l’application si nécessaire.
L’agenda est également très pratique. Les webinaires en ligne peuvent être programmés et repris les uns après les autres. Les actualités, les événements (internes et externes) et les ateliers figurent également dans l’application, avec un lien éventuel vers un formulaire d’inscription.
Nous laissons également les gens s’exprimer sur les déclarations par le biais d’un sondage. Et nous utilisons l’option « Think along » qui permet aux gens de poster leurs propres idées. Il y a également une section de questions fréquemment posées.
La fonctionnalité des groupes où les gens peuvent se parler est toujours désactivée. Nous espérons pouvoir intégrer cette fonctionnalité dans l’application très prochainement. Il s’agit d’un produit très demandé. Ce sera un autre ajout intéressant à l’application. Les proches peuvent ainsi interagir en toute sécurité.
Comment trouvez-vous l’application jusqu’à présent ?
Très bon. C’est toujours une montagne russe, mais l’application fonctionne à merveille. De nouvelles inscriptions à l’application arrivent tous les jours et nous voyons des gens qui cherchent et examinent des choses. C’est vraiment contre toute attente. Nous pouvons désormais nous assurer que tous les proches que nous voulons aider peuvent trouver notre plateforme.
Qu’est-ce que l’application vous a apporté ou qu’est-ce qu’elle vous apporte ?
Les proches se sentent de plus en plus vus et entendus. C’est très pratique pour s’inscrire à des cours. Par exemple, sur la lettre d’invitation à un cours, les gens accèdent également à l’application par le biais du code QR figurant sur la lettre.
Bien entendu, notre équipe s’est également modernisée avec Manon, qui est à l’origine de l’application. Les contacts avec d’autres institutions de santé mentale ont été considérablement renforcés. Nous essayons maintenant de maintenir ce lien. L’échange de connaissances avec d’autres institutions est très intéressant. Les formations et les modules peuvent être partagés et adoptés. Le fait qu’il y ait maintenant beaucoup plus de liens avec les voisins (Raadden) de Groningue et de Maastricht, par exemple, est un avantage secondaire appréciable.
Pourriez-vous recommander l’application à d’autres organisations ?
Oui, sans aucun doute. Pour nous, un nouveau monde est apparu. Il faut s’adapter, surmonter quelques obstacles, mais le jeu en vaut la chandelle. Nous recommandons actuellement l’application à des dizaines d’organisations. Cela demande beaucoup de temps, mais nous sommes heureux de le faire. Et pour les questions techniques, nous renvoyons les organisations à Socie.
