Une communication importante par e-mail. Une modification dans le groupe WhatsApp. L’agenda sur le site web. Les comptes-rendus dans un dossier partagé. Et en cas de questions, les membres savent tout de même comment joindre le comité.
Au sein de nombreuses associations, différents canaux de communication se mettent naturellement en place. Cela fonctionne très bien pendant un certain temps. Jusqu’à ce que les membres passent à côté d’informations, ne sachent plus où trouver certaines choses ou que des messages importants se perdent parmi les autres.
Une bonne communication au sein d’une association ne signifie donc pas qu’il faille communiquer davantage. Il s’agit avant tout de veiller à ce que les membres sachent où trouver les informations et que les messages importants leur parviennent effectivement.
Pourquoi la communication au sein d'une association devient-elle rapidement confuse ?
Une association se compose souvent de différents groupes. Citons notamment le conseil d’administration, les commissions, les équipes, les bénévoles et les adhérents. Tout le monde n’a pas besoin des mêmes informations et tout le monde n’utilise pas les mêmes canaux de communication. Il en résulte donc rapidement un mélange d’e-mails, de WhatsApp, d’un site web, des réseaux sociaux et de documents épars.
Cela conduit par exemple à des situations où :
- les membres ne savent pas où trouver les dernières informations
- les messages importants se perdent parmi les autres
- les mêmes informations sont partagées via plusieurs canaux
- les membres du conseil d’administration répondent sans cesse aux mêmes questions
- les nouveaux membres ne savent pas quels canaux de communication ils doivent suivre
- les documents sont difficiles à retrouver
Envoyer un message supplémentaire ne résout généralement pas le problème. En revanche, une meilleure vue d’ensemble, oui.
Rendre la communication au sein de l'association plus claire grâce à un espace centralisé
Une bonne première étape consiste à déterminer où les membres peuvent trouver les informations importantes. Cela ne signifie pas pour autant que vous deviez supprimer immédiatement tous les autres canaux de communication. Un site web, un e-mail ou WhatsApp peuvent toujours s’avérer utiles. Mais il est utile qu’il y ait un seul endroit dont les membres savent qu’ils y trouveront ce qui est important pour notre association.
Pensez notamment aux actualités, aux documents, aux activités, aux annonces importantes et aux informations émanant des commissions. Ainsi, les membres n’auront plus besoin de fouiller dans d’anciens e-mails ou dans différents groupes WhatsApp.
Déterminez à quelle rubrique chaque message appartient
Toutes les informations ne doivent pas nécessairement être diffusées via tous les canaux de communication. Par exemple, un changement concernant l’entraînement d’une seule équipe n’a pas besoin d’être communiqué à l’ensemble du club. Une invitation à l’assemblée générale, en revanche, devra probablement l’être. Par conséquent, définissez des règles claires concernant votre communication.
Pour chaque message, posez-vous les questions suivantes :
- à qui s’adresse cette information ?
- Quelle est l’importance de ce message ?
- Une personne doit-elle en être informée immédiatement ?
- Cette information doit-elle pouvoir être retrouvée facilement par la suite ?
En établissant des règles claires à ce sujet, vous contribuerez naturellement à une communication plus sereine.
Veillez à ce que les messages importants parviennent réellement aux membres
Partager des informations n’est pas la même chose que communiquer avec les membres. Un message peut très bien figurer sur le site web, mais si presque personne ne le consulte régulièrement, il n’atteint pas son objectif.
Pour les communications importantes, il est donc utile d’attirer activement l’attention des membres sur les nouvelles informations. Les notifications push vous permettent, par exemple, de signaler qu’un message important est disponible. Cela peut concerner l’ensemble de l’association, mais aussi uniquement un groupe spécifique.
Ainsi, une commission ne reçoit que les informations qui la concernent et les autres membres ne sont pas submergés de messages.
Facilitez la recherche d'informations
Un problème courant au sein des associations est que les informations sont certes partagées, mais qu’elles deviennent ensuite introuvables. Pensez notamment aux procès-verbaux, aux règlements intérieurs, aux calendriers, aux formulaires ou aux informations relatives aux activités.
Dans une conversation WhatsApp, un tel document se perd rapidement parmi des dizaines d’autres messages. Une boîte de réception pleine ne facilite pas non plus la recherche. Veillez donc à attribuer un emplacement fixe aux informations importantes. Les membres sauront ainsi où les trouver et le comité n’aura pas à renvoyer sans cesse les mêmes documents.
Ne vous contentez pas de communiquer à l'intention des membres, mais communiquez également avec eux
Une bonne communication au sein d’une association ne se limite pas à l’envoi d’informations. Les membres souhaitent parfois poser des questions, réagir, partager leurs expériences ou s’entraider. Donnez-leur la possibilité de le faire.
Vous pouvez, par exemple, créer des groupes distincts pour les commissions, les équipes ou les centres d’intérêt. Au sein de ces groupes, les membres peuvent partager des informations et échanger entre eux sans que l’ensemble de l’association ne reçoive chaque message. Cela rend la communication plus pertinente et aide les membres à se retrouver plus facilement.
Pensez également aux nouveaux membres
Les membres de longue date savent souvent exactement comment fonctionne l’association. Il en va autrement pour les nouveaux membres. Où se trouve l’ordre du jour ? Qui fait partie du conseil d’administration ? Où trouver les documents ? Dans quel groupe WhatsApp devez-vous vous inscrire ? Et où sont communiquées les modifications ?
Plus vous utilisez de canaux de communication disparates, plus cette intégration devient difficile. Un espace centralisé dédié à la communication de l’association facilite les choses. Un nouveau membre n’a alors pas besoin de se familiariser au préalable avec toutes les habitudes et tous les canaux disparates de l’association.
Tout ce dont vous avez besoin pour la communication de votre association, en un seul endroit
Souhaitez-vous rendre la communication au sein de votre association plus claire ? Dans ce cas, il est utile de regrouper autant que possible les actualités, les documents, les activités et les échanges entre les membres.
Avec Socie, vous créez un espace de communication centralisé pour votre association. Vous pouvez, par exemple, partager des actualités, mettre des documents à disposition, organiser des événements et envoyer des notifications push. Vous pouvez également créer des groupes destinés, par exemple, au conseil d’administration, aux commissions, aux équipes ou à d’autres entités de l’association.
Ainsi, toutes les communications ne passent pas nécessairement par le même groupe et les membres savent où trouver les informations importantes.
Socie est accessible via l’application et l’interface web. Vous choisissez vous-même les fonctionnalités que vous souhaitez utiliser et configurez l’environnement de manière à ce qu’il soit adapté à votre association.
Une meilleure communication commence par une vue d'ensemble
Il n’est pas nécessaire de compliquer la communication au sein de votre association pour mieux atteindre vos membres. Commencez par examiner d’un œil critique les canaux que vous utilisez actuellement. Déterminez où chaque information doit être diffusée et veillez à disposer d’un espace centralisé où les membres peuvent trouver les informations importantes. La communication sera ainsi plus facile pour le comité directeur et plus claire pour vos membres.
