Anke Klaassen a travaillé comme consultante en information et communication pour le registre de la municipalité de Venlo. Elle a récemment mis en place l’application Socie pour son conseil municipal. Nous lui avons parlé de son expérience avec Socie.
“Le conseil municipal de Venlo souhaitait un moyen simple de s’inscrire aux réunions.
réunions”.
Pouvez-vous nous parler un peu plus de vous et de votre travail ?
Je m’appelle Anke Klaassen et j’ai travaillé à la municipalité de Venlo en tant que conseillère en information et communication pour le registre. Le greffe conseille, soutient et facilite le conseil municipal et les conseillers individuels. Il planifie les réunions, veille à ce que les documents de réunion soient complets et corrects et donne des conseils sur les propositions, les méthodes de travail et/ou les approches. En outre, il informe les habitants sur le travail du conseil municipal.
Pourquoi avez-vous décidé d’utiliser une application ?
Le conseil municipal de Venlo souhaitait un moyen simple de s’inscrire aux réunions.
En outre, il est pratique de pouvoir consulter rapidement l’ordre du jour et les informations complémentaires concernant les réunions sur votre téléphone.
Comment s’est déroulée la mise en place de l’application ?
Tout s’est bien passé.
Tout d’abord, nous avons réfléchi aux informations que nous voulions montrer aux conseillers. Nous avons décidé de ne mettre que des informations publiques dans l’application.
Ensuite, nous avons relié l’application à notre système d’information municipal de GemeenteOplossingen (GO), afin que l’application affiche toujours les bonnes informations. Tout s’est déroulé très facilement.
“L’application Socie est liée à notre système d’information municipal de GemeenteOplossingen (GO), de sorte que l’application affiche toujours les bonnes informations”.
Comment s’est déroulé le lancement de l’application ?
La plupart des conseillers n’ont eu besoin d’aucune aide.
Le téléchargement et la connexion ont été très faciles.
J’ai également donné des explications dans notre bulletin d’information et j’ai organisé trois séances d’information pour ceux qui avaient besoin d’aide.
Quelles ont été les premières réactions à l’application ?
Tout le monde a réagi positivement. Les conseillers sont satisfaits des fonctionnalités de l’application.
“Tout le monde a réagi positivement.
Qui gère l’application ?
L’application est gérée par le greffe.
Après la date limite d’inscription à une activité du conseil, les greffiers peuvent dresser une liste de tous les participants afin d’organiser correctement l’activité du conseil.
Qui utilise l’application ?
L’application est utilisée par :
- Conseillers municipaux
- Les conseillers citoyens (ils aident les conseillers municipaux)
- Le Collège des bourgmestres et échevins et quelques collègues de la municipalité de Venlo
- Greffier et personnel du greffier
Comment faire en sorte que l’application reste pertinente ?
L’application est automatiquement mise à jour grâce à un lien vers le système d’information de notre conseil.
Vous verrez donc toujours les bonnes réunions, les activités du conseil et plus d’informations sur ces réunions.
Les utilisateurs de l’application reçoivent des notifications sur leur téléphone lorsque la date de clôture d’une activité du conseil approche.
Nous publions également les bulletins d’information du conseil municipal dans l’application. Nous n’utilisons pas actuellement l’option de création de groupes dans l’application.
Cela pourrait être utile pour les groupes et les comités afin qu’ils puissent communiquer de manière confidentielle dans leur propre environnement.
“En vous connectant à notre système d’information sur les conseils, vous voyez toujours les bonnes réunions, les activités du conseil et plus d’informations sur celles-ci. vous voyez toujours les bonnes réunions, les activités du conseil et plus d’informations sur ces réunions. réunions”.
Comment trouvez-vous l’application jusqu’à présent ?
Nous en sommes très satisfaits. L’inscription et la désinscription pour les activités du conseil se déroulent très bien. facile. Nous avons commencé par quelques fonctionnalités afin que les utilisateurs puissent s’y habituer. Plus tard, il se peut que nous voulions ajouter d’autres fonctionnalités. Une fonction utile de l’application est l’envoi de notifications push, telles que des rappels de s’inscrire à une activité du Conseil. Cela se fait désormais automatiquement. Cela permet d’économiser le registre beaucoup de travail. Nous sommes heureux d’avoir choisi Socie !
Qu’apporte l’application ?
Le principal avantage est la facilité d’utilisation pour les conseillers.
L’application fournit également des informations de meilleure qualité et plus récentes, par exemple en envoyant une notification push en cas de réunion d’urgence ou de changement de lieu. Cela permet également d’économiser beaucoup de travail pour le greffe.
Quelle est la fonction la plus utile de l’application ?
Il est très pratique de s’inscrire et de se désinscrire des activités du conseil.
Nous disposons ainsi toujours d’une vue d’ensemble actualisée, tant nous que les conseillers. La fonction de sondage est également très pratique.
Elle nous permet de recueillir des commentaires sur l’application, par exemple.
“Il est très pratique de s’inscrire et de se désinscrire pour les activités du Conseil. De cette façon, nous avons toujours un Les conseillers et nous-mêmes avons une vue d’ensemble de la situation”.
Recommanderiez-vous l’application à d’autres organisations ?
Bien sûr.
De nombreux conseils municipaux peuvent bénéficier des capacités de cette application de Socie.
Y a-t-il des choses qui vous manquent dans l’application ?
Pas pour le moment. Nous n’utilisons pas encore toutes les fonctionnalités de l’application.
Le contact avec Socie est agréableet rapide, et vous pouvez facilement transmettre des idées via le système de gestion.
