Quand le travail quotidien se transforme en chaos communicationnel
Lundi matin au service de soins de Sonnenschein : la direction de l’équipe modifie l’emploi du temps au pied levé. Anna doit remplacer M. Müller car son collègue Tim est malade. Au même moment, la garde de Sara chez Mme Becker est reprogrammée en raison d’une urgence.
Normalement, cela passe par différents canaux : un message WhatsApp, un bref appel téléphonique, une note dans la salle de café. Mais Anna ne voit le message que lorsqu’elle est déjà avec le mauvais patient, Sara reçoit l’information trop tard et certains collègues ne sont pas du tout informés des changements.
Résultat : des équipes doubles, des rendez-vous manqués, du personnel stressé et des clients oubliés. La direction téléphone du matin au soir pour résoudre des malentendus, et les patients doivent attendre plus longtemps que nécessaire.
Cela vous semble-t-il familier ? Dans de nombreuses entreprises dont les employés n’ont pas de lieu de travail fixe – que ce soit dans le secteur des soins de santé, de l’artisanat ou des organisations sociales – la communication est souvent un défi.
C’est là que Socie offre la solution.
Un lieu central pour tout – votre équipe numérique
Avec Socie, le travail quotidien de votre équipe devient beaucoup plus facile à gérer. Socie est une application qui permet aux équipes d’organiser leurs membres, leurs services et leurs activités en un seul endroit central – des listes et des événements à la communication interne et aux albums photos. De cette manière, toute l’équipe reste toujours connectée, informée et impliquée.
Au lieu de suivre plusieurs canaux à la fois, tout est regroupé en un seul endroit. Vous pouvez facilement créer des sous-groupes, par exemple pour l’équipe du matin et du soir, l’entretien ménager ou le transport.
Ainsi, chaque membre de l’équipe sait immédiatement quelles sont les informations pertinentes. Un nouvel horaire ? Un rappel pour la réunion d’équipe ? Un changement de dernière minute dans le plan de route ? Tout apparaît directement dans l’application, de manière claire et actualisée.
Mieux encore, Socie est entièrement compatible avec AVG et offre à chaque membre des paramètres de confidentialité individuels. La communication interne est ainsi non seulement efficace, mais aussi sécurisée.
Des changements d’horaire ? Plus de problème !
Avec Socie, les informations sur les listes, les itinéraires ou les tâches peuvent facilement être partagées via le module « Événements ». Si quelqu’un se désiste, la direction peut saisir immédiatement un changement d’équipe – et tous les employés concernés recevront automatiquement une notification push.
Exemple : La direction des soins inscrit le nouvel itinéraire d’Anna dans le calendrier. Quelques secondes plus tard, Anna reçoit un rappel sur son smartphone : « Changement d’itinéraire – vérifier le nouvel itinéraire ». Plus besoin d’attendre, plus besoin de deviner.
Il est également possible de programmer des rappels automatiques. Par exemple, les employés sont prévenus un jour à l’avance d’une formation ou d’une réunion d’équipe – et plus aucun rendez-vous important n’est perdu.
En outre, des documents, des listes de contrôle ou des photos peuvent être partagés directement dans l’application. Si un membre de l’équipe souhaite poser des questions ou fournir des informations, il peut le faire via la fonction de chat, le tout dans la même application. Les sondages ou les tours de scrutin, par exemple sur les listes ou le retour d’information sur les processus, sont traités directement dans l’application et les résultats sont immédiatement visibles par les responsables.
C’est ainsi que fonctionne la collaboration en temps réel : les informations ne disparaissent plus dans des groupes WhatsApp interminables ou sur des piles de papier, et chaque membre de l’équipe a toujours le contenu pertinent à portée de main – en déplacement avec son smartphone ou sur le lieu de travail via son navigateur web.
Tout en un coup d’œil : rendez-vous, services, etc.
Le module Agenda permet de structurer le travail quotidien. Tous les rendez-vous y sont clairement affichés, qu’il s’agisse d’équipes, de réunions, d’événements ou de jours fériés. Les employés peuvent confirmer leur présence, annuler ou ajouter des commentaires directement dans l’application.
Exemple : Le service de soins planifie une journée de formation interne. Tous les membres de l’équipe voient le rendez-vous directement dans le calendrier et peuvent confirmer leur participation d’un simple clic. En cas de changement d’horaire ou de lieu, une notification push apparaît automatiquement sur le smartphone – sans chaos d’e-mails.
En outre, les rendez-vous peuvent être attribués à des groupes spécifiques ou à l’ensemble de la communauté. Ainsi, chaque service reçoit exactement les informations qui le concernent et les autres équipes ne sont pas surchargées de détails inutiles.
Les employés peuvent également activer des rappels, par exemple pour des réunions d’équipe régulières ou des échéances importantes. Socie envoie ces rappels automatiquement, de sorte que personne n’oublie rien – ce qui est particulièrement utile pour les équipes qui travaillent en déplacement et qui n’ont pas de poste de travail fixe.
De plus, des notes ou des pièces jointes peuvent être ajoutées directement aux rendez-vous. Un programme de formation, un script pour un événement ou un document important est ainsi instantanément disponible pour tout le monde. Chaque membre de l’équipe peut consulter les fichiers, poster des commentaires ou poser des questions directement dans l’application – la communication est rapide et centralisée, sans passer par plusieurs canaux.
Les sites en un coup d’œil – pour les équipes et les services sur le terrain
Pour les entreprises, les hôpitaux ou les services de soins qui travaillent sur différents sites ou avec des clients sur place, la fonction Cartes de Socie est particulièrement utile. Ici, tous les lieux importants peuvent être stockés de manière centralisée – du siège social aux succursales en passant par les adresses des patients ou des clients. De cette façon, les employés ont toujours une vue d’ensemble de tous les lieux importants directement dans l’application.
Exemple : L’équipe de soins doit rendre visite à plusieurs clients ce jour-là. Grâce à la fonction Cartes, le personnel voit toutes les adresses d’un coup d’œil et peut rapidement décider de la prochaine étape.
Des lieux internes peuvent également être ajoutés : un hôpital ou une entreprise disposant de plusieurs bâtiments peut indiquer les adresses dans l’application, de sorte que les nouveaux employés ou les collègues qui changent de lieu de travail sachent immédiatement où se rendre.
En outre, des commentaires ou des instructions importantes peuvent être ajoutés à chaque lieu – par exemple, des informations sur le stationnement, des contacts ou des instructions d’accès. L’application permet ainsi de réduire les malentendus et de gagner du temps lors de la coordination et de l’exécution de services ou de rendez-vous.
Plus de structure, moins de stress
Avec Socie, vous gardez une vue d’ensemble – même sans bureau. Les horaires, les rendez-vous et les messages sont regroupés de manière centralisée et chaque membre de l’équipe est toujours informé.
Cela signifie moins de stress, moins de malentendus et plus de temps pour ce qui compte vraiment : un travail de qualité, des employés satisfaits et un esprit d’équipe fort.
Lancez dès maintenant votre propre application pour les employés.
