Maîtriser le chaos au sein de l’association – un exemple fictif
Imaginons un club sportif : le fictif « SC Bleu-Blanc ».« . C’est là que se réunissent les formateurs, le conseil d’administration, les jeunes, les parents et les bénévoles engagés. Chacun a ses propres tâches et ses propres besoins d’information. Dès la formation du mardi matin, vous le remarquez : sans une bonne organisation, les choses deviennent vite chaotiques. Qui vient à l’entraînement aujourd’hui ? Quels sont les enfants inscrits au tournoi du week-end ? Qui a déjà payé sa cotisation ?
Tout passe par un mélange de groupes WhatsApp, d’e-mails, de notes informelles et d’accords verbaux occasionnels. Il n’est donc pas étonnant que des rendez-vous soient oubliés, que des photos disparaissent sur différents téléphones et que des informations importantes soient perdues.
Mais la mère de Leon lui présente la société Socie – et soudain tout change.
La communauté – entièrement adaptée à l’association
Socie est une application qui permet aux clubs sportifs d’organiser leurs membres, leurs équipes et leurs activités en un seul endroit – des horaires d’entraînement et des événements à la communication interne et aux albums photos, en gardant tout le monde connecté, engagé et informé à tout moment. Il est même possible de confier à AllUnited la gestion des membres.
Tout d’abord, les administrateurs de « SC Blue-White » créent leur propre communauté dans l’application. Comme son nom l’indique, les couleurs de l’application seront le bleu et le blanc. En outre, la communauté ne reçoit que les modules vraiment nécessaires, tels que les groupes interactifs, les calendriers, les sondages et les albums photos. Ainsi, les membres de l’association se reconnaissent immédiatement dans l’application. Aucun membre n’a à se débattre dans des menus encombrés – tout ressemble à « notre association ».
Au sein de la communauté, des sous-groupes peuvent être créés : les équipes de jeunes, les formateurs, les parents, le conseil d’administration – et même des groupes spéciaux pour des événements particuliers. Cela permet à chacun de savoir immédiatement qui appartient à quel groupe.
Exemple :
Les entraîneurs des jeunes créent leur propre groupe dans lequel ils partagent les horaires d’entraînement et les informations sur les matchs. Les parents des U12 auront leur propre groupe dans lequel ils pourront organiser des rendez-vous de covoiturage.
Une communication qui fonctionne
Exemple :
L’entraîneur Max envoie un message le matin : « Qui vient à l’entraînement aujourd’hui ? ». Les parents répondent immédiatement dans le groupe. Certains postent des photos du match précédent. Un gant oublié est rapidement reconnu et rendu.
En outre, des sondages peuvent être réalisés : Qui jouera dans le tournoi de samedi ? Qui peut conduire un enfant à la salle de sport ? Des rappels peuvent être envoyés automatiquement pour que personne n’oublie de voter. Cela permet à l’association d’économiser du temps et du stress.
Aperçu permanent des événements
Le chaos de l’agenda appartient au passé. Séances d’entraînement, matchs, tournois, fêtes de club – tout peut être clairement affiché dans Socie. Les événements peuvent être attribués à des groupes spécifiques ou à l’ensemble de la communauté.
Exemple :
Un changement impromptu le jour du match : l’entraîneur Lisa doit reporter le match d’une demi-heure. Avec Socie, elle envoie facilement une notification push à tous les joueurs et parents concernés. Chacun voit immédiatement la nouvelle heure sur son téléphone.
Séances d’entraînement, matches, tournois, fêtes de club – la vie quotidienne d’un club est riche en événements. Au cours de ce processus, des informations peuvent facilement se perdre ou des rendez-vous peuvent être oubliés. Avec Socie, ce chaos appartient au passé.
Le module « Événements » rassemble tous les rendez-vous de l’association de manière centralisée. Les membres voient en un coup d’œil ce qui est prévu pour leur équipe – qu’il s’agisse de la prochaine séance d’entraînement, d’un match important ou de la grande fête d’été. Chaque événement contient toutes les informations pertinentes : heure, lieu, personne de contact et une brève description.
Particulièrement pratique : les membres ne voient que les rendez-vous concernant leur propre groupe. Ainsi, les joueurs de l’équipe première ne reçoivent pas de notifications concernant les entraînements des jeunes, et les parents ne voient que les rendez-vous de leurs propres enfants. Cela permet d’avoir une vue d’ensemble et d’éviter toute confusion inutile.
Exemple :
L’entraîneur Lisa doit reporter d’une demi-heure le match du week-end de son équipe. Cela signifiait auparavant d’innombrables appels téléphoniques, courriels ou messages WhatsApp – et les changements ne parvenaient toujours pas à tout le monde à temps.
Avec Socie, c’est beaucoup plus facile : il ouvre le rendez-vous existant, ajuste l’heure et enregistre. Immédiatement, tous les joueurs et les parents reçoivent une notification push et le rendez-vous est automatiquement mis à jour dans leur calendrier personnel.
L’application – mobile et pratique
L’un des grands avantages de Socie est que l’application est mobile et flexible. Les membres n’ont pas besoin d’utiliser un ordinateur pour consulter les rendez-vous, les nouvelles ou les messages importants – tout est directement sur leur smartphone. Ceux qui disposent d’un ordinateur peuvent se connecter à Socie via le navigateur web. Cela permet à chacun d’accéder à la communauté depuis n’importe où : avant l’entraînement, sur le chemin du club ou même depuis le vestiaire. Ceux qui le souhaitent peuvent également consulter le contenu via le site web – l’utilisation est totalement flexible, tant pour les mobiles que pour les ordinateurs de bureau.
Cela permet de gagner du temps, d’éviter les malentendus et de s’assurer que tout le monde est toujours au courant.
Exemple :
Jonas, l’entraîneur des jeunes, met à jour le programme d’entraînement juste avant la séance. Tous les joueurs et les parents voient immédiatement le changement sur leur smartphone – pas de malentendus, pas de séances d’entraînement manquées.
Communiquer de manière sûre et confidentielle
Un autre avantage clé de Socie est que l’application est compatible avec AVG et qu’elle prend la confidentialité des membres au sérieux. Toutes les données – des informations de profil aux messages et aux photos – sont stockées en toute sécurité et ne peuvent être consultées que par les personnes qui y sont effectivement autorisées.
En tant qu’association, vous pouvez définir exactement quelles informations sont visibles par quels groupes. Ainsi, les données privées restent protégées, les informations de gestion confidentielles restent à l’abri et les membres peuvent avoir confiance dans la sécurité de leurs données.
Exemple :
Si le conseil d’administration souhaite partager des notes internes sur les plans de formation ou les cotisations, celles-ci peuvent être rendues visibles uniquement à l’équipe du conseil d’administration, tandis que les autres membres ne voient que les informations qui les concernent. Les données sensibles sont ainsi protégées, sans que la communication au sein de l’association n’en soit affectée.
Socie en tant que média social
Une société vit de sa communauté. C’est exactement ce qu’encourage Socie : les membres peuvent partager des photos, publier des commentaires et parler d’événements. Le sentiment d’appartenance s’en trouve renforcé.
Exemple :
Après le tournoi final, les spectateurs téléchargent leurs photos dans l’album commun. Parents et joueurs commentent les meilleurs moments, rient des situations cocasses et célèbrent ensemble les succès. Même les anniversaires ou les fêtes de club sont vécus numériquement de cette manière – comme si vous aviez toujours été là.
Financer des projets ensemble – crowdfunding directement dans l’application
De nombreux clubs sont confrontés au défi de collecter des fonds pour des projets spéciaux, de nouveaux équipements ou des sorties d’équipe. Socie facilite cette tâche : le module de crowdfunding permet aux membres de mettre en place des campagnes de collecte de fonds ciblées qui sont affichées directement dans l’application.
Chacun peut voir d’un coup d’œil l’objet de la collecte, le montant déjà donné et le montant encore nécessaire. Les membres peuvent facilement faire des dons via l’application et inviter leurs amis, leur famille ou leurs sponsors à contribuer.
Exemple :
L’équipe de jeunes du SC Blauw-White veut acheter de nouveaux kits. Une campagne de crowdfunding est lancée via Socie, tous les membres sont informés, voient la progression en temps réel et peuvent contribuer directement via leur smartphone. Cela rend les dons transparents, motivants et, surtout, facilement accessibles à tous – sans longs virements bancaires ou listes de papier.
Socie transforme un réseau décousu de groupes WhatsApp, de notes et d’accords verbaux en une communauté claire et bien organisée. Rendez-vous, communication, photos, sondages, tout est regroupé en un seul endroit. « SC Blue-White » est un exemple fictif, mais les avantages s’appliquent à n’importe quelle association. Plus de vue d’ensemble, plus d’interaction, plus de communauté – et enfin une maîtrise du chaos.
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