Créer une communauté semble simple. Vous rassemblez des personnes autour d’un intérêt commun, d’une organisation, d’une association ou d’un objectif. Ensuite, vous partagez des actualités, vous organisez des activités et vous espérez que les membres s’impliqueront d’eux-mêmes.
Dans la pratique, cela fonctionne souvent un peu différemment.
De nombreuses communautés démarrent avec enthousiasme, mais s’essoufflent au bout d’un certain temps. Les messages sont de moins en moins lus, les membres réagissent peu, les informations se dispersent et les administrateurs se demandent comment maintenir la communauté active.
Cela ne signifie pas pour autant que la communauté n’a aucune valeur. Souvent, c’est surtout une approche claire qui fait défaut.
Dans cet article, nous passons en revue 10 erreurs courantes commises lors de la création d’une communauté. Vous y trouverez également des conseils pratiques pour les éviter.
1. Se lancer sans objectif précis
Une communauté fonctionne mieux lorsque chacun comprend sa raison d’être. Pourtant, de nombreuses organisations se lancent dans la création d’une communauté sans en définir clairement l’objectif.
La communauté a-t-elle pour but d’informer ses membres ? De partager des connaissances ? D’organiser des bénévoles ? De mettre en avant des activités ? Ou de renforcer les liens entre les membres ?
Si l’objectif n’est pas clair, la communauté devient rapidement un simple recueil de messages épars.
Déterminez donc au préalable ce que la communauté doit apporter. Non seulement pour l’organisation, mais surtout pour les membres. Pourquoi reviendraient-ils ? Que trouvent-ils sur cette plateforme ? Que peuvent-ils y faire ?
Grâce à l’application Socie, vous pouvez organiser votre communauté en fonction de cet objectif. Pensez par exemple à un agenda des activités, à des groupes destinés à différents publics, à des documents contenant des informations pratiques ou à des actualités pour tenir les membres informés.
2. Regrouper le tout dans un seul grand groupe
Une erreur courante consiste à regrouper toutes les communications en un seul endroit. Tout le monde reçoit les mêmes messages, mises à jour et appels. Cela semble clair, mais cela génère souvent du bruit.
Tous les messages ne sont pas pertinents pour tout le monde. Un bénévole a besoin d’informations différentes de celles d’un membre du conseil d’administration. Un nouveau membre recherche des informations différentes de celles d’une personne impliquée depuis des années. Et au sein des communautés plus importantes, les lieux, les équipes ou les centres d’intérêt peuvent varier considérablement.
C’est pourquoi il est préférable de travailler par groupes. Vous pourrez ainsi partager des informations avec les membres pour qui elles sont réellement pertinentes.
Dans l’application Socie, vous pouvez créer des sous-groupes, par exemple pour des commissions, des équipes, des sites, des bénévoles, des groupes de travail ou des centres d’intérêt. Cela permet de mieux cibler la communication et de faire en sorte que les membres se sentent plus rapidement concernés.
3. Se contenter de diffuser des informations et favoriser une interaction limitée
De nombreuses communautés sont principalement utilisées pour partager des informations. C’est important, mais une communauté ne prend toute sa valeur que lorsque ses membres peuvent également réagir, apporter leur réflexion et participer.
Si seules des publications émanant de l’organisation sont diffusées, la communauté finit rapidement par ressembler à une simple lettre d’information. Les membres la consultent peut-être, mais se sentent moins impliqués.
Posez donc des questions. Invitez les membres à réagir. Utilisez des sondages, permettez aux gens de partager des photos ou sollicitez leur avis sur une activité. Donnez aux membres une raison d’apporter eux-mêmes leur contribution.
Une communauté active ne se crée pas toute seule. Vous devez faire comprendre aux membres que leur contribution est la bienvenue.
4. Utiliser trop de chaînes en même temps
De nombreuses organisations utilisent plusieurs canaux à la fois. Une newsletter pour les messages importants, WhatsApp pour les questions rapides, des documents isolés envoyés par e-mail, un site web pour les agendas et peut-être aussi les réseaux sociaux.
De ce fait, les informations se dispersent. Les membres ne savent plus où trouver ce qu’ils cherchent. Les administrateurs doivent publier des messages à plusieurs endroits. Et les mises à jour importantes passent plus facilement inaperçues.
Une communauté fonctionne mieux lorsque les informations sont regroupées en un seul endroit central.
Grâce à l’application Socie, vous rassemblez les actualités, l’agenda, les documents, les groupes, les photos et les communications au sein d’une seule et même communauté. Ainsi, les membres savent où se rendre et les administrateurs ont moins de travail en double.
5. Ne pas mettre en place une structure claire
Une communauté dépourvue de structure devient rapidement confuse. Les messages s’entremêlent, les documents sont difficiles à retrouver et les membres ne savent pas où chercher.
Réfléchissez donc bien à l’organisation. De quelles rubriques les membres ont-ils souvent besoin ? Quelles informations doivent être rapidement accessibles ? Quels groupes ou modules permettent de rendre la communauté plus claire ?
Ne compliquez pas les choses inutilement. Commencez par les éléments essentiels et développez la communauté ultérieurement, si nécessaire.
Une bonne structure aide les membres à utiliser la communauté. Plus ils trouvent facilement ce qu’ils cherchent, plus ils ont de chances de revenir.
6. Ne pas bien accompagner les membres dès le début
Lancer une communauté, c’est bien plus que partager un lien. Les membres doivent comprendre pourquoi cette communauté existe, ce qu’ils peuvent en faire et comment s’y prendre pour commencer.
En l’absence de ces explications, certains membres installeront peut-être l’application de la communauté, mais ne l’utiliseront pratiquement pas par la suite.
Accompagnez donc activement les membres. Expliquez-leur ce que la communauté leur apporte. Montrez-leur où trouver les actualités, comment s’inscrire à des activités, où se trouvent les documents et comment rejoindre des groupes.
Répétez ces explications à plusieurs reprises. Tout le monde ne voit pas forcément le premier message.
Utilisez par exemple une newsletter, un code QR, une brève explication lors d’une réunion ou un message diffusé sur les canaux existants. Veillez à ce que la démarche soit aussi simple que possible.
7. Penser que les membres deviendront spontanément actifs
Une communauté a besoin d’attention. Surtout au début.
Les membres doivent s’habituer à ce nouvel espace. Ils doivent découvrir ce qu’il y a à y trouver et se rendre compte que la communauté a de la valeur. S’il ne s’y passe pas grand-chose, les gens se désengagent plus rapidement.
Veillez donc à ce qu’il y ait régulièrement de l’animation. Partagez des actualités, publiez des photos après un événement, ajoutez des activités à l’agenda, posez une question ou mettez un groupe à l’honneur.
Ce n’est pas nécessaire de le faire tous les jours. L’important est que les membres sentent que la communauté est vivante.
Les administrateurs jouent un rôle important à cet égard. Ils montrent l’exemple et aident la communauté à prendre son essor.
8. Ne pas suffisamment se mettre à la place des membres
Une communauté est souvent mise en place à l’initiative de l’organisation. Que souhaitons-nous partager ? Quelles informations devons-nous diffuser ? Quels messages souhaitons-nous transmettre ?
Mais les membres ont un regard différent. Ils se demandent : qu’est-ce que cela m’apporte ? Où puis-je trouver ce dont j’ai besoin ? Pourquoi devrais-je réagir ? En quoi cela m’aide-t-il ?
C’est pourquoi il faut toujours raisonner du point de vue des membres. Rendez les informations pratiques, compréhensibles et faciles à trouver. Ne partagez pas seulement ce que l’organisation juge important, mais surtout ce qui aide les membres à rester impliqués.
Une bonne communauté s’inscrit dans le quotidien des membres.
9. Ne pas conclure d'accords concernant la gestion
Une communauté a besoin d’être gérée. Quelqu’un doit publier des messages, gérer les groupes, répondre aux questions et veiller à ce que les informations restent à jour.
Or, les responsabilités ne sont pas toujours clairement définies dès le départ. De ce fait, certaines rubriques restent vides, les questions restent sans réponse ou les informations deviennent obsolètes.
C’est pourquoi il est important de définir clairement les règles relatives à la gestion de la communauté. Qui publie les actualités ? Qui gère l’agenda ? Qui s’occupe des groupes ? Qui aide les membres lorsqu’ils ont des questions ?
Avec des rôles clairement définis, la communauté reste mieux organisée et vous évitez que tout ne repose sur une seule personne.
10. Ne pas suffisamment mesurer, apprendre et s'améliorer
Une communauté n’est jamais achevée d’un seul coup. Ce qui fonctionne pour une organisation ne fonctionne pas forcément pour une autre.
C’est pourquoi il convient d’analyser régulièrement son utilisation. Quels messages sont lus ? Quels groupes sont actifs ? Sur quels sujets les questions portent-elles ? Quelles fonctionnalités sont peu utilisées ?
Demandez également l’avis des membres. Que leur manque-t-il ? Qu’est-ce qu’ils trouvent pratique ? À quelles difficultés sont-ils confrontés ?
Utilisez ces informations pour améliorer la communauté étape par étape. Parfois, une nouvelle organisation s’avère utile. Parfois, des explications supplémentaires sont nécessaires. Parfois, on constate qu’un groupe ou un module particulier apporte justement une grande valeur ajoutée.
Une communauté forte se développe au fur et à mesure que le nombre de ses utilisateurs augmente.
Créer une communauté qui fonctionne
Une bonne communauté ne se résume pas à la technique. Elle repose avant tout sur la clarté, la structure et l’engagement.
Les membres doivent savoir où trouver des informations, comment participer et en quoi la communauté leur est utile. Les administrateurs doivent garder une vue d’ensemble et pouvoir communiquer facilement avec les groupes concernés.
L’application Socie permet d’organiser tout cela en un seul et même endroit. Des actualités et de l’agenda aux groupes, en passant par les documents, les photos, les notifications push et les interactions entre les membres.
Vous facilitez ainsi le maintien de l’activité de votre communauté et favorisez véritablement les liens entre ses membres.
Vous souhaitez créer votre propre communauté ?
Souhaitez-vous créer une communauté pour votre association, votre fondation, votre organisation bénévole, votre paroisse, votre organisme de soins ou votre association de membres ? Avec Socie, vous configurez votre communauté comme vous le souhaitez.
Vous rassemblez ainsi vos communications, vos activités et vos membres en un seul et même endroit.
